Управляя временем: как построить бизнес с помощью тайм-менеджмента

«Часто люди думают, что «Тайм-менеджмент» - это организация, планирование или ежедневник. Если так рассуждать, то самый лучший тайм-менеджмент у робота на конвейере, потому что у него все очень четко расписано, он все успевает, не отвлекается на соцсети, отдых, сон». Так начинает свое выступание «Тайм-менеджмент предпринимателя. Время – деньги» генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени» Глеб Архангельский на форуме «Мой бизнес» в Екатеринбурге в конце прошлого года. В понимании Глеба Архангельского «тайм-менеджмент» – это технология, которая помогает правильно использовать невосполнимый ресурс – время. «Самое главное в тайм-менеджменте – это цели и ценности, а ежедневник мы должны завести, чтобы эти цели воплотить», – формулирует эксперт основу своей методики. 

Время как фактор

– На чем основана ваша методология?

– Тайм-менеджмент стоит на трёх китах. Первое – целеполагание. Нужно обязательно поставить финансовые цели в отношении своего бизнеса. То есть не просто бросаться в море интересных идей, а сразу понять, сколько денег я хочу от этого бизнеса зарабатывать. Без чётких финансовых целей можно годами барахтаться в кассовых разрывах и финансовых проблемах или зарабатывать хуже, чем наёмный работник. И зачем тогда такой бизнес?

Второе – планирование. Нужно обязательно планировать действия, связанные с клиентами, финансами, продажами и выделять на них как можно больше времени. Очень часто появляются призывы к созданию своего бизнеса, потому что это свобода и самореализация. Есть обратная сторона этой свободы. Ты свободен прогулять, проспать, и при этом не получить того, что ты хотел. Очень эффективный инструмент самоорганизации – регулярные планерки. Здесь обсуждаются ключевые вопросы: поступления денег, подписание актов, реализация проектов. Вы не представляете, насколько часто предприниматели не хотят этим заниматься, им всегда интересней новая идея, большой проект. Но это работает, практика показала: проводишь еженедельную планерку – процесс двигается, не проводишь – процесс не двигается. Русские люди очень талантливые люди. Мы любим каждую планерку превращать в стратегическую сессию. Вот этого делать на надо.

И третья составляющая – это самомотивациия, основатель бизнеса обязательно должен вознаграждать себя за коммерческую службу.  Ничего плохого нет в том, чтобы придерживаться принципа: «заплати сначала себе». Определитесь, исходя из планового заработка, сколько процентов выручки вы должны забирать. 

– Как вы пришли к построению этой модели?

–  Многие хорошие бизнес-идеи появляются от личной потребности, от личной проблемы. Я учился на втором курсе факультета прикладной математики Санкт-Петербургского Университета и мне приходилось не только много учиться, но и постоянно чем-то заниматься – получить водительские права, пройти курсы английского языка и много еще чего. Мне нужно было научиться самостоятельно справиться с неуспеванием. И, когда я пришел работать в банк, оказалось, что это нужно не только мне.

 – Какими качествами по вашим наблюдениям должен обладать современный предприниматель, чтобы построить успешную компанию?

– На мой взгляд, нужно изначально избавиться от некоторых иллюзий. На старте бизнеса стоит про личную жизнь забыть. Это иллюзия, что на старте бизнеса можно сохранять какой-то «баланс жизни и работы». Сейчас много книжечек, которые рассказывают, как можно прекрасно работать четыре часа в неделю, находясь на Мальдивах: это фигня полная. Все успешные бизнесмены, которых я знаю, работают больше, чем средне наемный работник. Ни в какие шесть вечера из офиса не уходят. В отпусках, разумеется, всегда на связи. И первые год, два-три – это совершенно неизбежная вещь. Бизнес – это детище, и о нем надо заботиться постоянно. Поэтому будьте готовы к большой работе. Зато это окупается тем удовлетворением, самореализацией, которую вы получаете, когда видите, что действительно бизнес получился.

– Многие идеи менеджмента пришли к нам с западной практики. А у вашей методики какие корни?   

– Сейчас многие заблуждения о менеджменте начинают рассеиваться. И в частности о том, что у нас в России не было практики управления. Помните, еще с советских времен у нас было принято отмечать лучших сотрудников на доске почета? И между прочим эту идею лидер советской науки управления Алексей Гастев изложил однажды в переписке с Генри Фордом. Форд применил это на своих предприятиях и дальше это стало классикой менеджмента. А теперь мы читаем об этом в западных книжках и думаем, какие же они умные там. При этом забываем о многих деталях, например, о том, что первые ежедневники напечатал Петр Первый. На самом деле школа российского менеджмента – очень интересная и глубокая. Источником моей школы тайм-менеджмента была отчасти российская практика, я изучал дореволюционные и советские разработки по планированию времени. Разумеется, анализировал и интересный западный опыт, и конечно это собственные разработки. Метод ограниченного хаоса, метод структурирования внимания, корпоративный тайм-менеджмент – это целиком наша новация. Мы впервые сказали в то, что предприниматель не может только себя организовывать, он обязан позаботиться о климате вокруг себя и выстраивать взаимодействие с коллегами, подчиненными, семьей, друзьями. И если он не распространил эту философию округ себя, если не выстроил правила игры, связанные с тайм-менеджментом, то его личный ежедневник планировать большого смысла нет. Все равно у него время отнимут.

 – Какова результативность вашей методики?

– Главный результат – это большая скорость компании в отношении взаимодействия с клиентами: мы быстрее отвечаем на звонки, быстрее готовим коммерческие предложения, быстрее поставляем продукцию. И именно так можно выиграть в конкуренции: при том же ценнике, при том же качестве, компания обходит конкурентов по скорости. И это является основным результатом. И, разумеется, более высокая скорость и удобство внутренних процессов – планирования встреч, протоколирования совещаний, контроля поручений.

Учиться всегда 

– Сейчас много говорится об повышении эффективности производства. Каков ваш рецепт?

– Анализируй процессы, ищи резервы, ищи, что можно запараллелить, где одну и ту же работу можно сделать проще, меньшим количеством людей. Здесь у русского бизнеса гигантские резервы. Почему? Потому что мы очень сильно расслаблены бурным ростом: долгое время мы росли с низкой базы. В конце девяностых годов зарабатывать было достаточно легко: за сто купил, за триста продал. А после ряда кризисов мы уперлись в потолок восстановительного роста, началась жесткая конкуренция, нужно учиться хорошо производить. А многие, к сожалению, еще по привычке живут иллюзией, что можно легко заработать 300 %. Но если ты не умеешь нормально управлять бизнес процессами, то ты в минусе. Можно бесконечно объяснять свои провалы кризисами, но рано ил поздно придется понять, что по инерции работать уже нельзя, – нужно присматриваться к своим процессам, изучать показатели эффективности думать, как воспитывать, тренировать, сотрудников учить их искать в себе резервы, как мотивировать, чтобы они были заинтересованы в том, чтобы процесс был более эффективным. Только так ты становишься более конкурентоспособным.

– Как меняется по вашему мнению потрет предпринимателя?

– Предприниматели стали больше учиться. Предприниматели, которые инвестируют в собственное развитие, добиваются успеха. Не без трудностей, но они развиваются за счет новых знаний, многие уже состоявшиеся успешные бизнесмены не стесняются учиться, консультироваться. Они не считают, что, если у них есть миллиард рублей, им не нужны новые знания.

– По моим наблюдениям в последнее время в предпринимательской среде ощущается некоторая разочарованность в бизнес-тренерах…

– Очень много пены появилось. Потому что стало очень легко напечатать визитку, объявить себя экспертом, слепить лендинг и очень громко прокричать об этом в социальных сетях. Просто не стоит вестись на привлекательную обертку.  Берите знания проверенные. Они есть в стране.

Простые истины

– В ходе своей лекции вы несколько раз ссылались на Генри Форда. Вам близки его принципы?

– Вы знаете, мемуары Форда «Моя жизнь, мои достижения» была моя первая книжка по бизнесу. Чем меня в свое время эта книжка зацепила и почему я продолжаю предпринимателям его советовать, хотя литературы по бизнесу очень много?  Первое, конечно, это очень технологические вещи: построение модели за счет эффективности, учет каждой копейки, каждой минуты. Но Форд не единственный, кто так делал. Меня зацепил социальный пафос. Например, он считал, что надо не просто делать хорошие автомобили, а хорошо платить рабочим. Рабочие сами покупают этот автомобиль, они пойдут в рабочем поселке в ресторанчик, отдадут детей в детский садик, школу. То есть возрастает общее благосостояние. И для этого не нужно делить пирог, а выращивать этот пирог. Меня потряс его подход к благотворительности. Проблема сирот есть во всех странах. Но Форд решал ее не через раздачу денег. Он создал детский дом, где давал детям профессию, причем эти дети не коробочки клеили, а делали реальную работу, которая им по силам в их возрасте. На выходе из детского дома они имели накопления за работу, профессию и гарантированное трудоустройство на заводы Форда. При этом детдом Форда был самоокупаемым предприятием, потому что фабрика платила за продукцию. Я вижу такие примеры и на нашем рынке. Например, у меня среди клиентов есть  IT-компания, которая впервые в России интегрировала в IT-процесс аутистов. Аутисты, оказывается, могут быть очень крутыми программистами. Да, для компании это очень непростой процесс. Нужно приложить усилия, чтобы аутисты могли работать вместе с обычными людьми. Но, с одной стороны, взявшись за эту работу, предприниматель решает социальную задачу и серьезную бизнес-проблему, потому что в России острейший дефицит IT-кадров. Вот такие проекты я очень люблю и бизнесменам советую их реализовывать. И для этого не обязательно вливать много денег. Можно вложить мозги, связи, свое понимания каких-то процессов.

–  Кстати про кадры. Каждый второй предприниматель в интервью говорит о катастрофическом недостатке кадров. Мы не умеем их искать или все-таки это проблемы системы образовании?  

– С одной стороны, действительно есть проблема некоторого отставания высшего образования, действительно, оно было заточено под другую систему координат. Но работодатели не ленивые эту проблему решают. У большинства крупных компаний есть свои кафедры в ВУЗах, они постоянно проводят дни открытых дверей, пылесосят лучшие кадры. Не давно Тинькофф банк объявил что  он уже пошел в школы. То есть начинать с вузов уже поздно. Как-то компания Касперского пригласила меня провести мастер-класс для школьников по тайм-менеджменту. На вопрос зачем им это нужно они ответили так: «Нам нужно чтобы эти школьники стали белыми рыцарями, которые борются с темной стороной силы, и начинать надо раньше, иначе они пойдут вирусы писать и там сразу заработают больше. Мы не можем удержать их деньгами, поэтому должны их воспитывать». Нет, никаких волшебных сотрудников, которые ходят и мечтают найти работу в вашей компании. Поэтому в это надо вкладываться, этим надо заниматься. Это одна из основных работ, которую должен выполнять руководитель.

– В современном предпринимательстве появляется все больше новаций.  Как вы относитесь к примеру, к «бирюзовым компаниям»?

– Конечно, надо следить за всем и читать о том, что интересного появляется. Если вам ложиться на душу этот метод управления, то почему нет? Пробуйте. Я не против тех или иных теорий, но я за то, чтобы не поддаваться моде, десять лет назад фанки-бизнес был догмой. Где теперь фанки-бизнес? Где эти харизматичные шведы, которые нам фанки-бизнес проповедовали? Я что-то давно их не вижу.  Не надо забывать про простые истины: ставить цели, исполнять задачи, проводить планерки. Это проверенные вещи.

Зарабатывать с любовью 

–  Вы говорили про мотивацию в бизнесе. Вы же сами предприниматель. Что лично вас увлекает? 

– Однажды в крупной корпорации ко мне подошел руководитель департамента и сказал, что он из провинции, слушал мое выступление будучи студентом одного из московских вузов, заинтересовался тайм-менеджментом и это очень помогло ему вырасти в карьере без каких-либо «связей» и «протекций». Вот такие моменты – самый большой кайф и самое большое воздаяние. И конечно, надо искать то, что интересно. Я тоже в свое время не знал, чем заняться и уже хотел уходить из организации. И мой первый работодатель задал вопрос: «Что тебе интересно по жизни»? Когда я начал рассуждать об организации временем. Он сказал — а давай попробуем? Давай сделаем такую внутреннюю практику. Я бесконечно благодарен этому человеку, за то, что он задал этот вопрос и в итоге я убедился, что можно заниматься любимым делом и зарабатывать.

– Считается, что успех бизнесе во многом зависит не только от личных качеств предпринимателя, но и бизнес-климата.  Как вы оцениваете бизнес-среду в России?

– У нас часто предприниматели судят о нашем инвестиционном климате со слов. А вы попробуйте реализовать проекты в других странах или начните поставлять продукцию на другие рынки? У меня есть проекты в пяти европейских стран и двух азиатских. Знаете, что я вам скажу. Право частной собственности, святой английский суд – это очень большой миф. Там точно также партнер может подвести, там ничуть не меньше бюрократии, а уровень сервисов намного ниже. В той же Италии провести самую простую операцию – зарегистрировать бизнес – большая проблема. Да, мы всегда чем-то недовольны. Это нормальное свойство человека. Не надо эту энергию недовольства тратить на обсуждение в Фейсбуке как кровавый режим задушил малый бизнес. Я советую две вещи. Сделать либо инвестиции за границей, либо экспортный проект. Либо то и другое сразу. Если вдруг вы так сильно недовольны, у вас есть хорошо поставленный экспортный проект, так что будет куда уехать. Но чаще получается, как только делают экспортный проект, появляется другое мнение. И очень выравнивается отношение.

Глеб Архангельский – эксперт в области тайм-менеджмента. Председатель общественного движения Лига «Время». Член правления общероссийской предпринимательской организации ОПОРА России. Окончил факультет прикладной математики СпбГУ, кандидат экономических наук. Автор книг «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений», «Время: большая книга тайм-менеджмента» и других.