Бумажный документооборот в эпоху перемен

Повсеместная цифровизация меняет подход компаний к работе с документами. Причем, это не всегда означает переход к электронным носителям – более 60% российских компаний до сих пор предпочитают бумажный архив электронному. При этом, руководители бизнеса начинают задумываться об оптимизации этого процесса. Руководитель направления сервисов печати группы компаний Softline Александр Петров рассказал о том, кто и почему не спешит отказываться от традиционных носителей информации, и как трансформируется сфера бумажного документооборота в современных условиях.

Кому нужна бумага?

Бумажный документооборот идеально подходит для компаний сегмента SMB без территориально распределенной структуры. Если сотрудники находятся в одном здании, то принести документ на подписание лично, как правило, проще и быстрее, чем провести его через полную цепочку согласований в электронной системе.

Печатный формат документов широко распространен в сфере дистрибуции, производства, логистики, добывающей промышленности, ритейла и FMCG. Даже те организации, которые внедряют у себя системы электронного документооборота, чаще всего предпочитают дублировать архив в традиционном виде и используют бумагу для взаимодействия с контрагентами.

Еще одна область, в котором бумажные документы пока «в почете» - работа HR. Все кадровые документы на данный момент должны содержать физическую подпись сотрудника. Сюда относятся локальные нормативные акты и приказы, а также документы, требующие заверения печатью организации или отдела кадров (например, справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа и др.). Впрочем, в ближайшие пять лет это должно измениться: согласно последним распоряжениям правительства, весь кадровый документооборот в ближайшее время должен быть переведен в электронный формат, с обязательной выдачей ЭЦП сотрудникам.

Пора меняться

В период цифровой трансформации печать и «твёрдый» документооборот является важным механизмом жизненного цикла, как бизнес-процесс, нацеленный на удержание и преумножение прибыльности организации (ведь от того насколько быстро и качественно будут перемещаться документы внутри организации и при общении с контрагентами, зависит продуктивность и имидж компании). При этом, к печати предъявляются новые требования:

1. Безопасность документооборота: пользователи должны иметь доступ только к тем документам, которые необходимы в их профессиональной деятельности.
2. Процесс создания документов должен быть выстроен и отлажен (внедрены необходимые правила, политики, ограничения), а печать возможна везде, где этого требует бизнес.  
3. Новое печатающее оборудование – новые возможности. Современные принтеры и МФУ позволяют автоматизировать многие рутинные процессы, связанные с работой с «твёрдыми» документами (распознавание текста без участия ПК, автоматическое направление документа в почту/СЭД/портал и т.п.). Это оптимизация времени, затраченного на работу с документами.
4. Отказ от нецелевого использования принтеров. Каждый сотрудник должен печатать только то, что относится непосредственно к его служебным обязанностям. Должна проводиться оценка вклада человека не только на уровне «что он делает в рабочее время», но и «как он это делает и что использует при этом». Документооборот здесь – важный элемент.

Экономия и безопасность

Дополнительно сэкономить можно, используя системы управления печатью. Такие решения помогают избежать затрат на нецелевую печать – документы, не имеющие отношения к рабочим задачам сотрудников или оставленные в принтере. Можно внедрить обязательную авторизацию для доступа к копировальной технике, чтобы дисциплинировать коллектив и помешать нерациональному расходу материалов, либо отдать услуги печати на аутсорсинг. Внедрение «под ключ» такой системы для средней компании будет стоить порядка 1,6 миллиона рублей, ежегодное сопровождение обходится в среднем в 200 тысяч рублей, начиная со второго года (первый год – до 100 тысяч). По нашему опыту, решение окупается, и заказчик выходит в «плюс» на 13-14 месяц полноценной эксплуатации. А далее клиент лишь продолжает экономить на печати несмотря на возможные плановые «увеличения/снижения» объёмов печати, связанные напрямую с деятельностью компании.

Системы управления печатью помогают также повысить безопасность информации. Вынести за пределы компании бумажный документ проще, чем электронный, но при внедрении довольно простых правил и политик по отслеживанию движения документов эту утечку предотвратить просто. Современные решения по управлению печатью позволяют сохранить копию любого документа, отправленного на печать или сканирование, и отправить копию в архив, к которому имеет доступ служба безопасности. Инструменты, позволяющие контролировать содержимое документов и сохранять информацию о них, есть и в случае использования услуг аутсорсинга печати. Когда архив хранится физически в закрытом помещении, незаконный доступ отследить на сегодняшний день проще.

В вопросах безопасности и контроля расходов спрос на системы управления печатью стремительно растет: каждый день мы получаем минимум 5 новых запросов на внедрение таких решений, на данный момент в работе у Softline свыше 100 пилотных проектов.

Печать на аутсорсинге

Еще один тренд, актуальный и для рынка печати – переход к модели аренды. Многие компании, в том числе, крупные, предпочитают закупать услугу печати как управляемый сервис у специализированного поставщика. В этом случае заказчик платит только за конкретный отпечаток. Все остальные процессы и задачи – подбор оборудования, подключение и конфигурирование принтеров, пополнение запасов расходных материалов в самом устройстве, устранение неполадок, подмена оборудования в случае неисправности, описание процессов, связанных с печатью и т.д. – берет на себя поставщик услуги.

Также поставщик разрабатывает новые политики печати для компании заказчика, распределяет нагрузку на принтеры, внедряет системы контроля печати, чтобы сократить число нецелевых и невостребованных оттисков. По опыту Softline и исследованиям независимых аналитических агентств, в рамках оказания сервиса печати под ключ один монохромный отпечаток обходится клиенту примерно в 1,5 рубля при грамотном подходе и реализации всех мер, направленных на оптимизацию и управляемость печати в организации. Если учитывать все затраты на печать, при самостоятельном сопровождении документооборота и печатной инфраструктуры организации тратят на 1,5-2 рубля больше при аналогичном уровне оказания услуг.

На сегодняшний день мы видим восходящий спрос на услуги аутсорсинга печати и решений, связанных управлением печатной инфраструктурой. Если, например, в 2012 г. объём рынка услуг сервиса печати в России составлял лишь 5% рынка печати в целом, то сегодня это уже 25%. Всё больше компаний не только крупного, но и малого и среднего, бизнеса проявляют интерес к такому подходу. Интерес подогревается в том числе общим трендом на цифровизацию и отношению к ИТ не как к сопровождающей функции, а как к основе бизнеса любой компании.