«Шпаргалка» для предпринимателя – как сэкономить и навести порядок в компании

Вообразите картину: приходит в компанию новый директор и обнаруживает, что дела идут не лучшим образом. Должностные инструкции не прописаны, взаимоотношения с поставщиками не оформлены, складской учет товаров ведется из рук вон плохо, накладные валяются под ногами. Персонал слоняется без дела или, наоборот, вынужден работать сверхурочно в авральном режиме. Постоянно возникают проблемы – то подотчетные товары найти не могут, то неликвидов в магазине появляется подозрительно много, то акты списания поражают заоблачными суммами.

Роль директора (или владельца бизнеса) в подобной ситуации заключается в том, чтобы выявить имеющиеся проблемы, навести порядок на складе, в точках розничной торговли, и в дальнейшем его поддерживать. С чего начать?

Автоматизация складского учета

Товарный учет на предприятиях повсеместно автоматизирован, даже если обороты незначительны. На рынке используется десятки видов софта для этих целей, есть из чего выбирать. К примеру, бесплатную складскую программу для учета товаров можно в считанные минуты скачать с сайта разработчика – компании «Инфо-Предприятие». Тем, кому что-то непонятно, помогут обучающие ролики.

Программа совместима с бухгалтерскими продуктами 1С; данные в нее легко экспортируются из файлов Excel. Это полноценный продукт и им вполне можно пользоваться, не переходя на платные версии. А уж кому нужны «плюшки» и «навороты», уж извините, заплатите.

Кстати, бесплатная версия программы поддерживает и новые онлайн-кассы (которые должны использовать организации и предприниматели с 1 июля 2017 года) и обмен с системой ЕГАИС. Т.е. и розничные магазины тоже смогут использовать «Инфо-Предприятие» в своих торговых залах.

Договоры материальной ответственности

На каждом предприятии должны быть сотрудники, материально ответственные за вверенные ценности – кладовщики, снабженцы, техники и пр. Отношения с ними должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством.

Кадровики знают об этом, но почему-то в критической ситуации оказывается, что за недостачу спросить не с кого, т. к. договора о материальной ответственности не заключены или оформлены с нарушениями.

Наблюдение за действиями персонала

Администратору – тем более, новому – крайне полезно провести рабочий день на складе, чтобы увидеть ситуацию изнутри. Как оформляются документы, ведется учет, куда складируют продукцию и товары, чем заняты завскладом и грузчики, осознают ли сотрудники стоящие перед ними задачи. Важно побеседовать с персоналом, выяснить их понимание ситуации, в чем сами они видят проблемы и узкие места.

Помимо установки на складе программы учета товара, предприниматель устраивает персоналу аттестацию. Моделирует форс-мажорные или конфликтные ситуации с целью выяснить действия сотрудников. По итогам проверки делаются выводы, намечается план действий по оздоровлению ситуации.

Контрольно-пропускная система

Директор должен понимать, кто и на основании каких документов санкционирует выпуск товаров с территории предприятия. И наоборот: бывает ли, что продукция от поставщиков попадает на предприятие, минуя склад. На КПП при въезде на территорию тоже ведется учет, данные которого должны совпадать с информацией материального отдела бухгалтерии.

Описанные выше действия директора, направленные на улучшение ситуации с ведением складского учета и управлением торговлей, имеют дальнейшее продолжение:

- изучение документаций других подразделений компании на предмет выявления противоречивых данных;

- разработка четкого алгоритма работы с поставщиками; создание комиссии, проверяющей комплектность, количество и качество каждой партии товаров;

- анализ мест складирования на предмет безопасности, соответствия режимам хранения и объемам движения товаров;

- анализ неликвидов, их объемов и причин появления;

- изучение ситуации с тарой и упаковкой: в достаточном ли количестве имеются, как используются.

На крупных складах аналитической работой занимаются внутренние аудиторы. В свою очередь, собственник или администратор небольшого бизнеса в состоянии справиться с задачей самостоятельно – если для него важно навести порядок в складском хозяйстве.

www.infop.ru – сайт разработчика складской программы «Инфо-Предприятие»