Дошли до кальки

Автоматизация документооборота в промышленности идет «волнами»

Интерес промышленности к электронному документообороту перешел в новую область – техническую документацию. Об этом в интервью рассказал Константин Суслов, генеральный директор ГК ХОСТ.

- На какой стадии развития сейчас находится электронный документооборот в промышленности?

- Автоматизация документооборота в промышленности идет «волнами». На первом этапе был реализована финансовая часть. На втором – делопроизводство с приказами и распоряжениями. Сейчас наступил черед технической документации.

Несмотря на многообразие САПР и давний переход от кульмана к электронному конструкторскому документу, его дальнейший жизненный цикл до сих пор остается бумажным. Это миллионы чертежей и пояснений к ним на меленой бумаге, кальке и «синьке», подлинники которых хранятся в архиве, а учтенные копии поступают на места. Внесение в них изменений по ГОСТ 2.503 порой становится настоящей каторгой: необходимо найти нужную бумагу на огромных стеллажах, определить, кому были отданы ее копии, донести факт изменения до ответственных лиц. А если требуется найти документ 15-летней давности? А если владелец копии за это время изменился? И как убедиться, что работа с актуальной копией началась? Электронная документация призвана решить эти вопросы. Для цифровых документов можно задать регламенты долгосрочного гарантированного хранения, вести автоматический учет доступа к ним. Можно выстраивать постоянные связи между оригиналом и подлинником, упростив в будущем процесс подготовки изменений. Вы всегда будете иметь доступ к актуальной версии. Найти документ по времени создания, изменения или, например, шифру изделия будет проще простого.

Стимулирует переход на электронный формат и государство. С 1 июня 2014 года в ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения» были закреплены электронные нормы учета и хранения конструкторской и технической документации для всех отраслей.        

- Вы считаете, что будущее за электронной технической документацией?

- Думаю, что да. Но полностью от бумажных носителей мы откажемся нескоро. Слона будут есть по кусочкам. Полный перевод проектно-конструкторской документации в электронный вид - сложная и болезненная для предприятий процедура. Она связана с необходимостью построения большого числа переходных процессов. Придется пересмотреть и внести корректировки в правила по работе с бумажными документами. Донести изменения до ответственных сотрудников. Сформировать новые подразделения. Это вызывает ломку. Десятилетиями люди делали привычные вещи, ходили в архив, знали о нужной папочке с нужной ленточкой, и вдруг их заставят самостоятельно работать с компьютером. Да и мгновенный перевод сотен тысяч или миллионов документов часто не под силу предприятиям как с финансовой, так и с организационной точки зрения.

Внедрять лучше постепенно. Начать с наиболее востребованных и находящихся в работе изделий. Потом перейти к конструкторской документации, в которую требуется внести изменения. Нужно только заранее определить правильную платформу для управления контентом. Чем раньше озаботиться ее выбором, тем меньше сил понадобится на исправление и устранение последствий.

Наша компания, помимо услуг внедрения, осуществляет еще анализ процесса хранения и обмена документами на предприятии. Мы считаем, что это залог успеха проекта. Наш комплекс работ включает:

1) Обследование и анализ процессов, связанных с хранением и документооборотом.
2) Построение переходных процессов и правил по хранению, учету и изменению электронных документов.
3) Создание информационных систем и инфраструктурыдля надежного и долговременного хранения.
4) Создание и аттестацию защищенных ИС в соответствии с требованиями СТР-К.

- Каких результатов стоит ждать от перевода технической документации в электронный вид?

- Обычно выделяют тактические и стратегические преимущества. Тактические связаны с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Например, подсчитать снижение расходов на обслуживание архива, создание бумажных копий, снижение трудоемкости работ по внесению изменений и хранению оригинала.

Стратегические преимущества измерить тяжелее. Они связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. Это доступ к информации, улучшение контроля за процессами, повышение скорости реагирования по обслуживанию устаревших или снятых с производства изделий.

В среднем можно ориентироваться на такие результаты:

- сокращение на 40% общих расходов, связанных с обработкой бумажных документов;
- уменьшение на 25%-75% времени реагирования на запросы;
- уменьшение времени доступа к требуемой информации;
- сокращение на 3%-10% стоимости комплектующих и материалов;
- сокращение на 90% времени поиска информации.

Первые результаты следует оценивать не ранее, чем через год после запуска в промышленную эксплуатацию. Наиболее объективные данные появляются через два-три года, после накопления статистики.