Дураки и фантики

Иллюстрация: Валерий Семенов

Внедрение ПО, автоматизирующего управление человеческими ресурсами (HR-системы, от англ. Human Research), держит, по данным аналитической компании Accenture, третье место по популярности у российских предпринимателей, уступая лишь решениям в области бухгалтерского учета и логистики.

Увлечение HR-системами вполне объяснимо. Менеджменту компаний хорошо известно, что функции кадровой службы важны, сложны и многочисленны. А производители программного продукта в голос твердят: он позволяет максимально упорядочить работу с кадрами и обеспечивает положительный экономический эффект, обещает не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять человеческим капиталом, но и служить каналом, по которому персонал может получать корпоративную и индивидуальную HR-информацию. И так далее, и тому подобное.

Между тем реальная автоматизация управления человеческими ресурсами и гламурная картинка, нарисованная популистскими ИТ-изданиями, — две большие разницы. Результат исследования, проведенного в прошлом году компанией «БОСС. Кадровые системы» (входит в группу компаний АйТи) совместно с сообществом менеджеров «E-еxecutive», показывает: 780 из тысячи опрошенных HR-менеджеров недовольны действующей в компании автоматизированной системой управления кадрами.

Классифицируй это

Рекордный даже для ИТ-отрасли процент разочарований тем более удивителен, что рынок HR-решений вполне конкурентен. Выбрать есть из чего: около 20 самостоятельных HR-систем, не говоря уже о модулях, входящих в состав ERP-комплексов. Лидирующие позиции по количеству внедрений (33%) не первый год удерживает программный продукт «1С: зарплата и управление персоналом», 11% менеджеров по кадрам работают с системой «БОСС-Кадровик», 8% выбрали mySAP HR, еще по 3% отдали предпочтение Oracle HR, «Галактике» и «АиТ:\Управление персоналом» (разработчик — компания «АиТ Софт»). Примерно треть менеджеров использует самопал. Это симптоматично: самописное ПО более трудоемко, дорого в сопровождении и обслуживании и менее надежно, но потенциальные заказчики не могут подобрать в кажущемся многообразии подходящую им систему (см. «Сами с усами»).

 По набору функций HR-системы можно разделить на три основных класса. Самый востребованный — системы, автоматизирующие ежедневную рутинную работу: формирование и администрирование платежных ведомостей, выдачу премий, социальных льгот и компенсаций. Это такие продукты, как «1С: зарплата и управление персоналом» и «БОСС-Кадровик». Они также позволяют вести учет рабочего времени, индивидуальных рабочих графиков, интегрировать эти расчеты с общей финансовой отчетностью компании.

Следующая группа — системы, способные автоматизировать процессы поиска и найма персонала. Такие приложения, как правило, имеют веб-интерфейс и позволяют вести поиск персонала через интернет, сортировать поток вакансий и распределять резюме в соответствии с основными параметрами претендентов. С их помощью можно заносить резюме в общую базу
данных, снабжать комментариями о кандидате, вести «кадровую историю». Все больше компаний используют такие системы для ротации персонала внутри компании, поскольку их ресурсы позволяют сопоставить «идеальные» и реальные компетенции кандидата на должность, создать рекомендации для повышения его профессиональных качеств в плане личного карьерного роста.

Наконец, последняя группа систем автоматизирует работу рекрутинговых и консалтинговых компаний, специфика которых подразумевает большой объем найма и подготовки персонала.

Анализируй это

Главная причина, по которой менеджеры по кадрам недовольны итогами внедрения HR-систем, — обманутые ожидания. Кадровики (во многом с подачи маркетинговых служб производителей) ждут от систем чудесного преображения всей работы компании, связанной с кадрами. А чудес не бывает. Если задачи управления человеческими ресурсами хорошо продуманы и формализованы, средства автоматизации ускорят процессы и сделают их более эффективными. Если нет, автоматизированная система в лучшем случае выявит проблемы и недостатки, в худшем — все еще больше запутает. То есть, если работу с кадрами на вашем предприятии можно охарактеризовать как бардак, на выходе вы получите тоже бардак, только высокотехнологичный.

Вторая распространенная причина разочарований — несоответствие функционала потребностям предприятий. Многие важные для HR-служб задачи, в основном управленческого характера, не поддерживаются в большинстве автоматизированных систем. HR-менеджеры часто отмечают также слабую производительность, отсутствие простого и логичного интерфейса, недостаток возможностей анализа корпоративных данных, etc. (см. «Что могут и чего не могут HR-системы»).

Есть и еще одна причина: часто компании разочарованы результатом, потому что система не особо была им нужна. Предприятия покупают и внедряют продукт, не вполне осознавая цели. Естественно, никаких существенных изменений в работе не происходит. Со временем менеджмент понимает, что зря потратил деньги, но негатив проецируется на производителя: мол, продукт плохой, поэтому его внедрение и не привело к значимому положительному эффекту. Один ИТ-специалист провел такую аналогию: «Представьте, что у вас болит голова. Вы выпиваете таблетку анальгина, головная боль проходит — анальгин хороший. А теперь представьте, что у вас ничего не болит, но таблетку вы все равно глотаете, потому что очень понравилась обертка. В вашем самочувствии не меняется ровным счетом ничего. Но ведь это не означает, что таблетка плохая. Просто она не к месту».

Универсального способа определить, необходимо ли компании немедленное внедрение HR-решения (как, впрочем, любого другого), не существует. Зато есть рецепт — простой, но действенный. Перед тем, как принимать решение о покупке продукта, закажите аудит, чтобы ответить на вопрос — нужна вам система или нет. Если ответ положительный, вопрос второй: какая именно система нужна. Это позволит более грамотно и обоснованно (а не эмоционально-интуитивно) выбрать решение. К слову, если на первый вопрос аудитор ответит «нет» — это тоже результат. Согласитесь, потратить несколько тысяч долларов на аудит, давший отрицательное заключение, гораздо лучше, чем сопоставимые или большие деньги на ненужный продукт. Важный момент: аудит должна проводить специализированная компания, в идеале занимающаяся только ИТ-аудитом. Пригласить для этого компанию, производящую и (или) внедряющую системы данного класса, — не лучшая идея. 

Тем не менее можно определить круг компаний, которым внедрение HR-системы необходимо (за «исключением исключений», характеристики в пользу бесспорной пользы внедрения HR-решения относятся к крупным предприятиям).

Итак, вам нужна HR-система, если:

— компания переходит на принципы холдингового управления, в ее составе оказываются разнообразные, часто территориально разнесенные подразделения и дочерние компании с разным уровнем развития и менеджмента;

— компания открывает (расширяет) филиальную сеть, управление которой из единого центра становится все более трудоемко;

— компания планирует выход на фондовый рынок открытых акций или готовится к слиянию с западными партнерами.
В этих условиях прозрачность методов управления персоналом приобретает особое значение.

О последней группе компаний стоит рассказать подробнее. Выбор системы здесь чаще всего обусловлен корпоративными стандартами и брендом компании-разработчика. Обычно ставятся HR-модули ERP-систем, таких как SAP R3 или Oracle Applications. Стоимость и масштабы подобных внедрений велики, растянуты во времени, а расчетная окупаемость системы отодвинута на несколько лет. Тем не менее это может быть вполне экономически обосновано. И в то же время такие компании нередко пополняют список «разочарованных». Дело в том, что решение о внедрении чаще всего принимает топ-менеджмент, решающий таким образом свои конкретные задачи, например имиджевые. Так, доказано, что внедрение тяжелой и дорогой ERP-системы, более-менее успешное, но непременно хорошо пропиаренное, способно существенно увеличить вес компании на фондовом рынке. Интересы топ-менеджмента, таким образом, соблюдаются. А вот задачи, связанные непосредственно с управлением персоналом, система может выполнять плохо или не выполнять вовсе. Хрестоматийный случай: большинство продуктов западного производства не позволяют вносить документы задним числом. Не секрет, что такая «особенность отечественного делопроизводства», как, например, фальсификация датировок приказов по кадрам, распространена повсеместно. В итоге система, купленная за большие деньги, существует сама по себе, а немаленькая часть документооборота — сама по себе. Немудрено, что HR-менеджеры недовольны внедрением: они как работали, так и работают, а на что руководство потратило деньги — непонятно.  

Запоминай это

При выборе системы необходимо в первую очередь задаться вопросом, для каких целей она нужна, какие задачи должна решать: будет ли это просто автоматизация кадрового делопроизводства или попытка перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом.

Выбирая, не стоит ограничиваться только презентационными материалами. Необходимо с помощью демонстрационной версии посмотреть, как задачи решаются в системе. Не наступайте на «грабли»: совет коллег, уже внедривших систему, стоит кучи рекламных материалов. Работая с представителями компании-производителя, добейтесь понятных вам ответов на вопросы: что представляет собой система, как она работает, а главное — какие эффекты вы получите от внедрения. В идеале они должны быть описаны в самых понятных в мире единицах измерения — деньгах, которые вы заработаете (сэкономите) благодаря внедрению. Не забывайте: для нормального функционирования системы ИТ-инфраструктура вашей компании должна соответствовать ее техническим требованиям (возможно, вам придется потратиться на дополнительные «провода и железо»).

Внедряя систему, в первую очередь позаботьтесь о том, чтобы сотрудники, которые будут с ней работать, видели в использовании программного продукта выгоды не только для компании, но и для себя. По сути, необходимо провести полноценную PR-кампанию внедряемого решения. Упирать стоит на то, что система позволит существенно повысить эффективность их труда. Правда, этот аргумент возымеет действие, только если на предприятии действует сдельная оплата труда или развита система премирования.

Помните: ваши сотрудники прекрасно понимают, какие неудобства они получат от автоматизации, и главным будет усиление контроля руководства за их работой. Ваша задача доказать им, что плюсов окажется больше. В противном случае вас ждет саботаж. Грамотный пользователь рано или поздно сообразит, как работать по-старому, создавая видимость бурной деятельности в системе.

Дополнительные материалы:

Сами с усами

Елена Белоногова

«Мы не смогли найти на рынке HR-систему, способную удовлетворить нашим потребностям. Пришлось создавать собственный продукт», — рассказывает директор кадрового агентства «Карьера-Юнион» Елена Белоногова

— Делая выбор, мы изучали различные продукты иностранного и отечественного производства и даже отдельных программистов, имевших опыт работы в кадровых службах.

Наше знакомство с известными отечественными системами, такими как «Парус» или «Галактика», показало: они не подходят под нужды рекрутинга. У них совершенно иные задачи: унифицировать документы предприятия, отслеживать движение персонала из отдела в отдел и так далее. Единственный возможный вариант их внедрения у нас — глубокая адаптация, по сути, их пришлось бы переписывать. Специализированные HR-продукты грешат избыточностью функций: слишком много в них заложено «лишних» возможностей. А система для рекрутинговых агентств должна быть удобна и проста в управлении, обеспечивать быстрый поиск, обладать способностью к изменениям, как незначительным (скажем, вместо номеров пейджеров, заносимых в базу несколько лет назад, появились номера сотовых телефонов), так и на уровне функционала (так, если раньше специалисты присылали нам резюме в основном на бумажных носителях, то теперь — только в электронном виде, соответственно сменился и порядок заведения данных в базу).

Взвесив все за и против, мы приняли решение создать собственный программный продукт, полностью отвечающий нашим потребностям. На мой взгляд, это удалось.

Подготовила Татьяна Михайлова

Алгоритм выбора HR системы:

— действующие в компании HR-процессы описываются и регламентируются

— на основании описания бизнес-процессов разрабатываются единые для всех подразделений (дочерних структур) стандарты предоставления и движения информации

— исходя из реально действующих на предприятии бизнес-процессов и алгоритмов движения информации, формируются требования к функционалу системы

— определяются технические требования, необходимые для реализации этих функций

— требования к системе ранжируются по значимости для обеспечения эффективного обслуживания HR-процессов ;

— исходя из соответствия предлагаемых на рынке решений сформированным требованиям, производится выбор системы.