Без бумажки

Рынок информационных технологий — один из наиболее динамичных. В России его ежегодный прирост составляет около 20%. На Урале показатели еще выше: результат 2004 года — 30 — 35%. При этом есть несколько особенно прогрессирующих секторов. Выделим в частности рынок систем электронного документооборота (СЭД). «На сегодняшний день его объем составляет порядка 35 — 40 млн долларов без учета аппаратного обеспечения. Темпы роста — до 30 — 40% в год. Спрос на системы этого класса неизменно растет: сегодня для многих российских предприятий СЭД уже не экзотика, а норма жизни», — рассказывает директор департамента систем электронного документооборота компании « АйТи» Дмитрий Романов. Есть еще более оптимистичные оценки. Так, директор по производству компании NAUMEN Дмитрий Калаев говорит о ежегодном увеличении объемов рынка на 50 — 100%: «Так будет еще в течение нескольких лет. В 2005 году можно прогнозировать рост рынка на 50%».

Генеральный директор уральского регионального отделения корпорации « Галактика» Сергей Осадчиков очень высоко оценивает перспективность рынка СЭД. Характеризуется это тем, что в 80% случаев предприятия сначала внедряют ERP-системы, а уже потом автоматизируют документооборот: «Рынок СЭД развивается вслед за рынком ERP. Поэтому золотой век электронного документооборота впереди».

Факторы роста

Причин динамики несколько. Первая на поверхности: в целом благоприятная рыночная инфраструктура позволяет все большему числу предприятий выделять средства на инвестиционные проекты, не связанные с основной деятельностью, например автоматизацию. Вторая причина — повышение ценности управленческой информации. Оперативность менеджмента, отсутствие ошибок в делопроизводстве, возможность быстрой обработки больших объемов информации — ключевые задачи автоматизации документооборота. Они рассматриваются бизнесом как необходимые условия эффективной работы и конкурентные преимущества предприятия. Во-первых, информационные потоки необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее: они подчас не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее нежелательное распространение может обойтись весьма дорого.

Проблемы организаций с традиционным документооборотом известны: бумаги теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; информация гуляет по чужим рукам; уходит уйма времени на поиск нужных документов, формирование их в тематические подборки; создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование тратится немало средств. Грамотно внедренная система электронного документооборота позволяет если не искоренить эти беды, то свести их к минимуму.

Кому это надо

Экономически оправдано внедрение системы электронного документооборота для предприятий с большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов. Явный эффект прослеживается, во-первых, в сокращении затрат рабочего времени на поиск и доставку необходимых документов и, следовательно, в повышении производительности труда. Во-вторых, за счет сокращения расходов на копировальную технику, бумагу, содержание архивов экономятся средства предприятия. Это прямые экономические эффекты, которые можно просчитать с высокой точностью.

Сложность оценки стратегического эффекта внедрения — самый заметный фактор, сдерживающий процесс автоматизации документооборота предприятий. «Трудно экономически оценить повышение качества, объективности и оперативности принятия управленческих решений, но это, безусловно, влияет на конкурентоспособность и капитализацию предприятия», — говорит специалист департамента программных решений компании «Деком Компьютерные системы» Наталья Казакова. Однако руководству зачастую непросто принять решение о том, стоит ли эффект от автоматизации тех средств, что придется на нее потратить.

Ситуация усугубляется отсутствием объективной информации о достоинствах и недостатках систем документооборота. «Рынок решений достаточно дикий. Постепенно ситуация изменяется. Так, Гильдия управляющих документацией намерена в этом году издать справочник по системам документооборота, где будут приведены основные характеристики, позволяющие провести хотя бы начальное сравнение систем между собой и подобрать наиболее подходящую», — рассказывает Дмитрий Калаев.

Типичных потребителей систем электронного документооборота два — государственные организации и крупные (средние) компании. «Как правило, СЭД наиболее актуальны для тех видов бизнеса, которые предполагают большие потоки документов, где критически важны скорость распространения и обработки информации, координация работы подразделений и повышение управляемости в целом. А таких компаний сегодня становится все больше», — говорит Дмитрий Романов. Еще важнее внедрение технологий электронного документооборота для территориально распределенных учреждений (офисов). Переход на безбумажные формы документооборота дает им ряд преимуществ: возможность однократной регистрации любого документа, адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; прозрачность прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе.

Больше всего эффект от внедрения СЭД заметен в организациях, для которых документы — не столько инструмент, сколько собственно продукт: государственных структурах, лечебных учреждениях, страховых компаниях, банках, СМИ, проектно-конструкторских бюро.

Рынка хватает всем

Количество систем электронного документооборота в мире уже перевалило за сотню. В России представлено порядка тридцати отечественных и импортных систем. «Серьезных комплексных систем больше десятка плюс значительное количество продуктов, решающих локальные функции и претендующих на звание систем документооборота. Есть рынок достаточно дорогих решений, в основном западного производства: Documentum, Hummingbird. Такие системы в основном выбирают предприятия, которые уже автоматизировали основные производственные процессы на базе SAP или других ERP-систем. Решения среднего уровня имеются в изобилии: это NauDoc, DocsVision, Ефрат, Дело, Directum, LanDocs, Optima-Workflow и ряд других. Решения нижнего ценового сегмента представлены в таком разнообразии, что нет смысла их перечислять», — рассказывает Дмитрий Калаев. На рынке систем автоматизации внутреннего документооборота явных лидеров нет, существует большое количество мелких игроков. «Рынок еще только формируется, жесткой конкуренции на нем пока не наблюдается», — указывает на причину руководитель отдела продаж компании « Директум» Михаил Шухардин.

В секторе внешнего электронного документооборота конкуренция еще слабее. Как рассказал заместитель генерального директора компании « СКБ Контур» Леонид Волков, «в стране на электронную сдачу отчетности, в первую очередь налоговой, перешли не менее 100 тысяч юридических лиц (5% общего числа). Примерно 50% рынка — у московской системы, разработанной компанией „Такском“, 40% — у системы „Контур-Экстерн“, на всех остальных производителей (их около десяти) приходится не более 10%». На Урале отчитываются через интернет около 12 тыс. юридических лиц, причем 97% — на базе системы «СКБ Контура».

В целом уровень конкуренции на рынке решений для электронного документооборота невысок, спрос на системы растет быстрее, чем появляются новые игроки. Директор ЗАО «Интермаст» Сергей Тумашев считает, что говорить о серьезной конкуренции можно, когда рынок достигнет порога насыщения в 30%. При существующих темпах роста это произойдет через два-три года (сейчас автоматизировали документооборот около 5% предприятий, еще около 10% в стадии внедрения или приступят к нему в ближайшее время).

Коробка или эксклюзив

Об опыте внедрения СЭД на предприятиях мы подробно расскажем в одном из ближайших номеров журнала. А пока остановимся на ключевой проблеме — выборе идеологии автоматизации: внедрении комплексной системы на основе общей платформы или отдельных приложений.

— При реализации набора неинтегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно недорого. Однако при внедрении большого количества приложений стоимость их сопровождения и обучения персонала существенно удорожается. К дополнительным издержкам приводит также возникающая необходимость их интеграции (например, построение отчетов, включающих информацию из множества источников), — говорит исполнительный директор Ассоциации компаний сферы информационных технологий (АКСИТ) Станислав Сиражев. — Кроме того, по мере развития системы клиенты вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность работы. Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем. А по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения, существенно снижаются и риски неудачного внедрения.

Однако и у комплексного подхода есть свои недостатки. Главные: высокая стоимость начальных шагов внедрения и риск того, что сэкономленные благодаря автоматизации средства окажутся меньше, чем затраты на нее.

Наиболее эффективным решением представляется сегодня построение систем, сочетающих типовые и заказные элементы. Рассказывает Леонид Волков:

— Как только речь заходит о типовых задачах, которые решаются на многих предприятиях, не может быть никаких изобретений велосипеда. Внедрение типового решения приводит к возрастанию качества при снижении стоимости. В то же время, для автоматизации процессов, уникальных для данного предприятия, все равно придется внедрять заказную разработку. Поэтому общее решение — использование системы-конструктора, в которой моделируются уникальные вещи и строятся интерфейсы с тиражными системами. Например: процесс сдачи налоговой отчетности — абсолютно типовой и регламентированный. Значит, надо брать тиражное решение. Но внутреннее построение консолидированной отчетности на большом предприятии — вещь уникальная. Значит, надо брать конструктор, «заточенный» под задачи такого рода, строить консолидированную отчетность и делать из нее выходы в тиражные

приложения. Иногда такой подход презрительно называют «лоскутной автоматизацией». Я лично не вижу в нем ничего страшного. Главное — правильно разграничить ответственность между тиражной и уникальной системами. Более того, это единственно возможный путь. Попытки втиснуть все в тиражную систему зачастую оборачиваются отсутствием автоматизации на тех участках, которые просто не соответствуют модели и настройкам системы. Еще хуже попытка описать все бизнес-процессы предприятия «под заказ». Это значит, что горе-внедренцы будут плохо и дорого решать задачи, которые давно, хорошо и относительно дешево решены специализированными компаниями.

Потребители все больше понимают выгоду комплексных конвергентных решений (см. интервью с руководителем Центра компетенции «Документум Сервисиз СНГ» Виктором Насобиным). С большой долей уверенности можно сказать: будущее рынка электронного документооборота — за комплексными системами, построенными на единой платформе, но с использованием типовых интегрированных приложений.

Дополнительные материалы:

Что такое система электронного документооборота

Это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Электронный документ — совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная электронной регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов (название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т.д.) и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать процесс его исполнения на любом этапе делопроизводства, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый обеспечивает первичную обработку документов (регистрацию входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т.п.

Помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено большое количество дополнительных возможностей. В их числе: поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, автоматическое формирование статистики, защита документов с помощью шифрования и электронной цифровой подписи и многие другие.

От частностей к интеграции

Потребители относятся к автоматизации документооборота все более системно, констатирует руководитель Центра компетенции «Документум Сервисиз СНГ» Виктор Насобин

Виктор Насобин

— Виктор Михайлович, как меняются требования потребителей к системам электронного документооборота?

— Основная тенденция рынка — движение от внедрения «коробочных» систем к проектам создания решений по автоматизации. И мы видим: организации уже не стремятся купить «коробку» ради решения сиюминутной задачи, а выбирают средство, позволяющее подойти к автоматизации системно. Потребители уходят от узкого понимания документооборота. Еще совсем недавно оно сводилось к простой формуле «документооборот = делопроизводство». Теперь документооборот понимается намного шире, включает организационно-распорядительную и техническую документацию, архивы, финансовый блок, договорную деятельность и так далее. Со временем эта тенденция только усилится: уже сейчас мы все чаще встречаем заказчиков, которые в контур документооборота включают порталы и управление содержанием WEB-сайтов — задачи, которые раньше воспринимались исключительно как технологические.

— Многие уже понимают, что разделять два подхода к автоматизации ошибочно: на самом деле внедряемые системы представляют собой нечто среднее между типовой «коробкой» и заказной разработкой. Наша компания предлагает ставший уже традиционным третий путь — создание индивидуальной настройки на базе платформенного функционала, извлекаемого из «коробки». При этом каждое решение строится так, как этого хотел заказчик, но ему не придется решать вопросы обеспечения надежности и полнофункциональности «фундамента» системы. Использование единой платформы это гарантирует.

— Сложно ответить однозначно. Преимущества, которые получает предприятие от автоматизации документооборота, далеко не всегда можно измерить. Зачастую для принятия решения о внедрении заказчик задает себе вопрос: «Могу ли я развиваться дальше, улучшать позиции на рынке, оставаясь на сегодняшнем уровне управления информацией и автоматизации процессов?». Ответ на этот вопрос и есть начало разговора об экономической целесообразности.